الشئون المالية والادارية

الشئون المالية والادارية

سجلات الشئون المالية
• دفتر ( 123 ) تربية وتعليم ( ت – ت ) : ( يختم قبل الاستعمال )
استخراج إيصال مصروفات للطالبات
استخراج إيصال لتوريد المجموعات للبنك
• دفتر ( 31 ) :
لتسجيل أسماء الطلبة المقيدين بالمدرسة ورقم تسديد الطلبة للمصروفات ( المستجدين – الباقيين – المحولين من وإلي المدرسة ) ع – عمل سجلات كل فرقة 2 سجل ( 3 شئون الطلبة بالإدارة ، 3 لتسديد المصروفات مع السكرتير ) .
: ( لابد أن يطابق الوصل التوريد للمبلغ ) والخطأ يصوب بالأحمر
• دفتر ( 33 ) ع . ج : مدته شهرين ويجدد مرة أخري لمدة شهرين آخرين
لتوريد الأرباح التجارية والصناعية علي الفواتير وتسديد استمارات الإعدادية ، وتعلية أمانات المتربات للعاملين المنقطعين والأجازات قبل أول الشهر.
• دفتر ( 37 ) : يفرغ فيه الإيصالات الموجودة بدفتر ( 33 )
ورقة بتاريخ الإيصال ورقم الإيصال المورد في دفتر ( 33 ) للتوريد للبنك المركزي والإفادة بإيصال بعلم الخبر وهذا الإيصال موجود داخل الدفتر
كشف تأمين ضد الحوادث قسيمة ( 50 ) وهي قسيمة عن متحصلات مبالغ تدخل المدرسة ولجميع الطلبة المقيدين المسددين للمصروفات ويكتب بها رقم الإيصال وتاريخ التوريد والفرقة
عمل ملفات لكل فواتير الصرف
( رياض – أباء – مكتبات – اتحاد – اجتماعي ) كل ما يصرف بالمدرسة
صرف الشيكات والمرتبات ومكافأة الامتحانات والتصحيح .
ملحوظة :
• لابد من مراجعة الدفاتر الواردة من المخازن عند استلامها .
• ( 132 ) ع ج استمارة صرف المرتبات .
• ( 132 ) أ استمارة صرف مرتبات فردي .
نموذج شهادة إدارية
تحريراً في / /
السيد / بالصف
م اسم الصنف العدد سعر الوحدة إجمالي ملاحظات

وقد تم إضافة الأصناف بمالية بالإذن رقم بتاريخ

وهذه شهادة منا بذلك ،،
اللجنة

يعتمد ،،
مدير المدرسة،

واجبات مدير المدرسة في مجال الأعمال المالية والإدارية
مقدمة :-
الأعمال المالية والإدارية من الأعمال الهامة داخل المدرسة ويجب أن تؤدي بدقة وأمانه ونزاهة .
لذا فإنه من الضروري أن يكون مدير المدرسة علي علم ومعرفة بالقوانين والقرارات والنشرات والكتب الدورية المنظمة للأعمال المالية والإدارية لما لها من دور بارز في نجاح العملية التعليمية وعلي مدير المدرسة تقع مسئولية حسن سير الأعمال المالية والإدارية جنباً إلي جنب مع حسن سير العملية التربوية .
ـ وفيما يلي واجبات مدير المدرسة في مجال الأعمال المالية والإدارية وإذا التزم بها الجميع كلً في مجاله نجحت العملية التعليمية بشقيها التربوي والمالي والإداري : -
1. جرد خزينة المدرسة عهدة سكرتير المدرسة مرتين خلال الشهر للتأكد من أن ما تم تحصيلة تم توريده .
2. الالتزام بأوجه الصرف من مقابل الخدمات الإضافية والرسوم والاشتراكات التي تحصل من التلاميذ طبقاً للقرار الوزاري رقم 216 لسنة 2009 م .
3. الالتزام بأوجه الصرف من السلف المؤقتة والمستديمة وتسويتها في المواعيد المحددة لها دون تأخير مع جرد السلفة مرتين في الشهر ومتابعة سكرتير المدرسة في قيد السلف جميعها بدفتر 463 ج .
4. التأكد من أن المبالغ التي قام سكرتير المدرسة بتحصيلها من التلاميذ قد تم توريده لحساب المدرسة في البنك أو البريد وقد استخرجت قسائم تحصيل 123 تربية وتعليم لكل تلميذ سدد المصروفات وتوزيعها عليهم في نفس يوم التحصيل .
5. قيام مدير المدرسة بتشكيل لجان خاصة وهي ( لجنة المشتريات – لجنة الصيانة – لجنة فحص ملفات التلاميذ للصفوف الأولي والمحولين – لجنة التغذية – لجنة استلام الكتب الدراسية – لجنة متابعة تحصيل المصروفات المدرسية – الخ )
6. قيام مدير المدرسة بالتنبيه علي لجنة المشتريات بتقديم طلب قبل للشراء له موضح فيه الأصناف المطلوب شرائها ويؤشر عليها مدير المدرسة للسكرتير بالصرف وذلك في حدود المبالغ المحددة له وهي 100 جنيهاً لمدير ابتدائي و 200 جنيهاً للإعدادي و 500 جنيهاً للثانوي وذلك في الشراء بالأمر المباشر . أما إذا استدع المر في أكثر من ذلك يتم عمل مذكرة للإدارة التعليمية لأخذ موافقة بالصرف مرفق فيها عروض أسعار للأصناف التي سوف يتم شرائها مع تحديد بنود الصرف المتوافرة في المدرسة مع موافقة مجلس الأمناء بالمدرسة .
7. قيام مدير المدرسة باعتماد مستندات الصرف من النشطة باعتباره الأمر بالصرف داخل المدرسة والتوقيع علي إذن الإضافة بما يفيد أن هذه الأصناف وردت للمدرسة طبقاً للفاتورة .
8. الالتزام بالصرف من حصيلة كل نشاط علي الأغراض التي حصل من اجلها ويحظر صرف مكافئات أو غيرها لغير العاملين بالمدرسة أو في أغراض لا تخصها
9. متابعة مدير المدرسة لسكرتير المدرسة في توريد أنصبة الإدارة والجهات الاخري طبقا للنسب المقررة وأن يكون التوريد أول بأول.
10. قيام مدير المدرسة بمتابعة سكرتير المدرسة في صرف مرتبات ومستحقات العاملين بالمدرسة واعتماد كشوف الصرف بعد الصرف للعاملين بالمدرسة وإرسالها إلي قسم الحسابات .
11. قيم مدير المدرسة بمتابعة سكرتير المدرسة في ع8مل سجلات قيد التلاميذ للمصروفات واعتماد هذه السجلات بعد استفاء السكرتير لجميع بيانات السجل.
12. قيام مدير المدرسة بمتابعة سكرتير المدرسة في فتح دفاتر22ور البنك و20ور المنصرف والقيد بهما أول بأول .
13. قيام مدير المدرسة بالتنبيه علي سكرتير المدرسة بعدم الاحتفاظ بأي مبالغ كبيرة في خزينة المدرسة وهذه مسئولية مدير المدرسة.
14. التأكد من أن الشيكات التي يتم استخراجها وصرفها من حساب المدرسة تورد للجهات المعنية أو صرفت كمجموعات دراسية منعا من المسائلة .
15. التأكد من أن المستندات بعد الصرف مستوفاة للشكل القانوني الواجب توافره في الفاتورة القانونية قبل تسليمها إلي سكرتير المدرسة.
16. من واجبات مدير المدرسة أيضا اعتماد مذكرات موافقة استعمال الدفاتر الآلية التي انتهت مدتها القانونية

ثانيا :واجبات مدير المدرسة في النواحي الإدارية
في مجال شئون العاملين :-
1. الموافقة علي الأجازة العارضة التي تقدم من العاملين بالمدرسة أو طارق لا يتسنى للعامل إبلاغ رؤسائه قبل القيام بها وهيلمدة7ايام تبدأ من أول يناير وتنتهي 31/12 بحيث لا تزيد في المرة عن يومي عمل متتاليين ويحتفظ بطلب الأجازة العارضة في الملف الفرعي للعاملين بالمدرسة
2. الموافقة علي الأجازة الاعتيادية المقدمة من العاملين بالمدرسة قبل القيام بها ورفعها للإدارة التعليمية وقيدها بسجل الأجازات بعمل مشروع للأجازات للعاملين بالمدرسة وإرساله للإدارة والأجازات الاعتيادية علي النحو التالي :- (15)يوم في السنة الأولي-( 21) يوم لمن امضي سنة في الخدمة –(30)يوم لمن امضي 10 سنوات في الخدمة –(45 )يوم لمن امضي سن الخمسين وتحدد مواعيد الأجازات الاعتيادية للعامين بالمدرسة حسب مقتديات العمل وبما لا يتعارض مع سر الدراسة
3. إعداد التقارير السنوية للعاملين بالمدرسة بالاشتراك مع الموجهين المختصين
4. إصدار الأوامر الإدارية بإسناد العهد للعاملين بالمدرسة
5. التأكد من قيام مسئول شئون العاملين بالمدرسة بتسجيل عناوين العاملين بالمدرسة وغيابهم وأجازاتهم بدفتر 468ج ويعتمد من مدير المدرسة
6. التأكد من انضباط حضور وانصراف العاملين وتواجد كل منهم
7. في المكان المخصص له وعدم مغادرة المدرسة دون علمه مع اعتماد دفتر الحضور والانصراف يوميا
8. الإطلاع علي دفاتر نوبتجية عمال المدرسة والتأكد من توقيع المسئول عن النوبتجية واعتماد ذلك منه شخصيا وأيضا توقيع حراس الأمن في المدارس التي يتواجد بها حارس امن .
9. تحرير كشوف الأجور والمكافآت في أعمال التغذية
10- إمساك دفاتر قيد التغذية واستخراج إذن الإضافة والمساعدة في الحركة الشهرية .
واجبات مدير المدرسة في أعمال أمناء التوريدات:-
1. التأكد من قيام أمين التوريدات بالمدرسة باستلام الكتب الدراسية في الميعاد المحدد من المخازن قبل بداية العام الدراسي
2. التأكد من تسليم الكتب للتلاميذ بموجب كشوف توزيع يوقع عليها التلاميذ ونرسل هذه الكشوف لقسم المخازن بالإدارة للمطابقة وإرجاع الكتب الزائدة عن حاجة المدرسة منعا لعدم تعرضها للسرقة او الحريق او التلف.
3. التأكد من إتباع الإجراءات السليمة بعد إتمام عملية الشراء وهي استخراج أذون الاضافة1 مخازن حكومة وقيدها بدفتر 3 مخازن حكومة
4. تشكيل لجان لجرد عهدة المدرسة علي الطبيعة من أثاث وغيره كل سنتين والمطابقة مع قسم العهد بالمخازن وعمل كشوف بذلك بمعرفة أمين التوريدات ولجان الجرد.
سجلات التوريدات
1. إذن اضافة1 نموذج حكومة(لإضافة أي عهدة استهلاكية أو دائمة).
2. دفتر عهدة المخزن مقسم إلي:
1-استهلاكي (أدوات نظافة – كشوف- أوراق إجابة-.........)
2-دائم( أثاث-أدوات كهربية-مراوح-............)
3- دفتر 3مخازن حكومة(لرصد أذون الإضافة وعهد الأنشطة
بالمدرسة والكتب....)
4- دفتر نموذج 6 مخازن عهد (لجرد محتويات دفتر 3 مخازن
حكومة)
5- محاضر جرد الأصناف به إقرار بإضافة كل ما ورد بالمدرسة
وإقرار بعد المطابقة بواسطة لجنة من المدرسة موقع ومختوم .
6-دفتر نموذج 37 يرصد فيه شهادات الإعدادية.

7-دفتر كشف أسماء أرباب العهد(وفيه الاسم-الوظيفة-نقدية-عهد
عينية).
8- دفتر مطابقة دفترية لانتقال العهد من شخص لآخر في المدرسة.
9- دفتر الحركة الشهرية وفيه جرد شهري مالي للشهادات
و1 نموذج حكومة مع سكرتير المدرسة)
10- دفتر 63 يسجل به السلف المؤقتة والمستديمة.
اختصاصات أمين التوريدات بالمدرسة :-
في المخازن
1. طلب الاصناف التي تحتاجها المدرسة بموجب إذن 2 مخازن حكومة .
2. قيد الأصناف بدفتر 1 مخازن حكومة وقيدها 3 مخازن حكومة .
3. استلام الكتب وتوزيعها علي تلاميذ المدرسة واعداد كشوف التوزيع والسوية .
4. استلام الدفاتر المالية ، استلام استمارات التقدم للامتحانات ، استلام الاستمارة البيضاء الدالة علي النجاح في الشهادات العامة وتشكل لجنة من المدرسة لمراجعتها علي كشوف الناجحين والتأكد من صحة البيانات .
5. استلام الشهادات الدراسية وقيدها بالدفتر الخاص بها .
6. صرف الإصناف الاستهلاكية – وتوزيع العهد الفرعية علي العاملين بالمدرسة .
7. اعداد الحركة الشهرية يقيد بها الدفاتر المالية والشهادات .
8. عمل الجرد السنوي كل سنتين والمطابقة الدفترية كل سنة .
9. الاشتراك في اللجان التي تشكل للتخلص من الأصناف التالفة والتي لا يجدي منها الإصلاح .
10-عمل حساب طوابع البريد الحكومية التي يتم صرفها للمدرسة وتقيد ضمن
الحركة الشهرية
في اعمال القيد والحفظ
• امساك دفاتر الصادر والوارد وتجدد كل اول سنة ميلادية
• الاشتراك في لجان التسليم والتسلم ونقل العهد أو التخلص منها .
لائحة صندوق التأمين الحكومي لضمانات أرباب العهد :-
طبقاً للا ئحة الخاصة بحساب خصم حصة الصندوق من أصحاب العهد بالمدرسة وحساب حصة الحكومة
تقيد الأصناف بدفتر 3 مخازن حكومة بموجب استمارة 1 مخازن حكومة – فاتورة شراء – إذن صرف 2 مخازن حكومة – كشف زيادة 7 مخازن حكومة – إذن ارتجاع 8 مخازن حكومة – شهادة إدارية بما يوجد من هدايا أو تبرعات وفي حالة عدم وجود فاتورة تثمن الأصناف حسب اللجنة الموجودة بالمدرسة

دفتر الصيانة :- 1 نموذج مخازن حكومة أصل + 5 صور .
1. الأصل بالدفتر
2. صورة شئون مالية + صورة الشطب + صورة الحاسب الآلي + صورة أمين المخزن + صورة رقابة المخزن
- يراعي عند استخدام الدفتر الآتي :-
علي مستلم الدفتر يقر أنه سليم ، ويختم بختم المصلحة ، يقيد ( 1 ) مخازن حكومة .
يراعي كتابة الكمية بالأرقام والحروف كما يراعي تحرير الذن لكل فاتورة علي حده وحسب ورودها
عدم ترك اسطر خالية
الإذن يكون مستوفي البيانات الخاصة بالفاتورة أو إذن الصرف أو الشهادة
يتم كتابة رقم الصنف ويقيد بدفتر 3 حكومة والتوقيع من المستلم

استلام الاستمارة البيضاء الدالة علي النجاح .
تشكل لجنة من المدرسة بمعرفة مدير المدرسة لمراجعة الاستمارة علي كشوف النجاح وتقيد ضمن دفتر ( 1 ) مخازن حكومة تقيد بالتبعية بدفتر (3 ) حكومة المخصص لقيد الدفاتر المالية ويوقع سكرتير المدرسة باستلام الاستمارات لتوزيعها علي الطلاب

م البيان الإعدادي الثانوي العام والفني 3 سنوات الثانوي 5 سنوات
1 تكلفة وطبع الشهادة 2 2 2
2 ضريبة دمغة نوعية 6 9 12
3 رسم التنمية 0,10 0،10 0,10
4 رسم إضافي 2 2 2
5 الإجمالي 10,10 13,10 16,10

يورد السكرتير المبالغ مع إيصال 33 لجنة استلام الشهادات

ملحوظة مهمة :- تخطر الإدارة شئون الطلبة بأسماء الطلبة الذين لم يتسلموا الاستمارة الدالة علي النجاح وذلك لعدم استخراج بيان نجاح لهم إلا بعد تسديد قيمة الشهادات .
طلب إذن الصرف 2 مخازن حكومة دور مدير المدرسة
يوقع علي إذن الصرف باليد ويختم بخاتم المدرسة ، ويتأكد من عمل الدوسية لحفظ هذه الأذون في المدرسة
الإجراءات المتخذة :- للأصناف المشتراة ، ومنصرفة من مخازن الإدارة أو الشهادة الإدارية
التأكد من أن الأصناف مقيدة ومطابقة لما هو مقيد ومدون
محضر فحص ومحضر استلام ( 1 ) مخازن حكومة / القيد بدفتر ( 3) حكومة
كتب المكتبة تقيد بدفتر ( 1 ) مخازن حكومة وتقيد بدفتر يومية المكتبة .
قيد العهد الشخصية
تقيد بكشف العهدة ( 10 ) مخازن حكومة وهي الأصناف المستديمة كعهده شخصية
التأكد من تحرير الشهادة الإدارية في حالة تحصيل طوابع مع الملف وتجرد وتقيد بدفتر ( 1 ) مخازن حكومة وأيضاً ( 3 ) حكومة
استلام استمارات التقدم للامتحانات العامة
لاستمارة رقم ( 1 ) بيضاء .
لاستمارة رقم ( 2 ) ملونة.
مع ثمن الاستمارات بموجب إيصال 23 إذن لكل طالب أو حسب ظروف المدرسة يودع المبلغ في حساب المدرسة ويورد علي قسيمة 33 ع ج .
يحرر إذن صرف ( 2 ) مخازن حكومة وبعد إجراءات المخازن تقيد بدفتر
( 3 ) مخازن .
استلام الشهادات الدراسية
كما سبق الإشارة تراجع بواسطة لجنة من المدرسة أ التأكد من عدم وجود كشط أو تعديل أو تحشير
يحرر بها إذن ( 1 ) مخازن حكومة ، و ( 3 ) ) مخازن حكومة وتقيد بدفتر الشهادات دفتر ( 39 ) وجميع البيانات وهي بدون مقابل .
تقيد بالدفتر رقم قسيمة ( 33 ) وعلم الخبر وتاريخه وتسلم الشهادات لأصحابها فقط
التوقيع من صاحب الشهادة شخصياً بخط يده وواضحاً وباللغة العربية والإنجليزية
أحكام الفقد والتالف
نتخذ الإجراءات التالية علي الفور المادة 339-340-341 من لائحة المخازن
يبلغ صاحب العهدة مدير المدرسة فوراً
مدير المدرسة يتأكد من صحة الفقد والتلف لمعرفة الأسباب التي أدت إلي ذلك .
يحرر مدير المدرسة تقرير بذلك علي استمارة 9 مخازن حكومة ويبين بها القيمة بحسب ما ورد بالدفاتر وبالذات كما ذكرنا دفتر ( 3 ) حكومة المفترض إذا صنف لابد أن يسعر بالدفتر ويرفع الأمر إلي المدير العام بالإدارة مشفوعاً برأيه ليقر ما يراه .
إذا كانت الأصناف الفاقدة أو المكسورة أو التالفة تزيد عن عشرة أو كانت ذو أهمية وأقل من عشرة جنيهات يشكل لجنة من التوجيه المالي والإداري يحيل الموضوع للشئون القانونية لإجراءات التحقيق بمادة 342 ، 344 ، 345 ، 346 من لائحة المخازن .
الأصناف المستديمة يحصل ثمنها بالسوق أو ثمنها الأصلي أيهما أكثر مضاف إليه 10% مصاريف إدارية .
إذا كان إصلاح التلف يكتفي بتحصيل تكاليف الإصلاح ويجوز خصم جزء حسب
وفي حالة الأصناف المستهلكة يخصم الثمن والمصاريف الإدارية بنسبة مئوية تقدرها الجهة الفنية المختصة .
خصم الأصناف
في جميع الأحوال تخصم الأصناف الفاقدة والتالفة من العهدة بموجب الاستمارة ( 2 ) مخازن حكومية ويتم إبلاغ الجهات آلاتية :-
1- إبلاغ الحادث لرئيس المصلحة
2- إبلاغ البوليس والنيابة
3- تشكيل لجنة تحقيق .
4- جرد الأصناف في مكان الحادث الإخطار الابتدائي للجهاز المركزي .
5- إبلاغ ديوان المحاسبة { أرباب العهد }
فقد أو سرقة الدفاتر ذات القيمة :-
يجب علي الموظف الذي بعهدته في حالة فقد الدفتر أو جزء منه يرفع الأمر لرئيس المصلحة لاتخاذ الاحتياطيات لمنع استعمال الدفتر .
وتشكل لجنة لا يكون صاحب العهدة معهم للبحث والتحري عن السبب ومدي الضرر الناتج عنه والسبب في التأخير إذا حدث ويعرض قرار اللجنة علي رئيس المصلحة لاتخاذ الإجراءات التي يراها إذا ظهر لرئيس المصلحة ما يدعو لتبليغ النيابة فعليه الإسراع حتى لا تضيع بعض معالم الجريمة .
الإجراءات العملية الواجب اتخاذها للتخلص من التالف
تشكيل لجنة من ناظر أو مدير المدرسة قبل الشهر الأخير من كل عام دراسي وقبل قيام أرباب العهد بأجازاتهم الصيفية لمعاينة العهد وفحصها ولعدم صلاحيتها للاستعمال واللجنة توضح التي تحتاج إصلاح { الغير صالح للاستعمال – الزائد عن حاجة المدرسة } وإخطار الهيئة العامة للخدمات الحكومية في حالة التصرف في الرواكد والكهنة .
وفي حالة عدم الرد خلال 15 يوم من تاريخ الإخطار يتم تنفيذ تعليمات السيد الدكتور محافظ القاهرة إجراء البيع ( مادة 115 ) قانون 89 لسنة 98 بشأن المناقصات والمزايدات ويورد ثمن البيع علي إيصال 33 ع ج .

الهدف من الجرد كل سنتين
التأكد من صحة المقادير للأصناف بالمدرسة
عدم وجود أصناف مكدسة أو راكدة بالمدرسة
يتم توقيع لجنة الجرد علي الكشوف بأن الجرد تم فعلياً
يكتب مذكرة بانتهاء الجرد .
كتابة مذكرة للتوجيه المالي والإداري في حالة وجود زيادة أو عجز للتحري عن الأسباب وطرق سداد العجز إن وجد .
قد يحدث للمدرسة تجديد الدفاتر نتيجة امتلاء الدفاتر أو القيد بالدفتر متعذراً نتيجة إضافة أو خصم لابد من إبلاغ التوجيه المالي وإبلاغ المخازن لاتخاذ الإجراءات
لاستلام دفاتر أخري نشرة عامة رقم 42 بتاريخ 5/10/1994 بشأن مد وحفظ أوراق الامتحانات العامة

أوراق تحفظ بصفة دائمة
كشوف الحصة الأصلية
كشوف الناجحين
كشوف الراسبين
كشف درجات التربية العملية
كشف الدرجات الشفوية
النتيجة الرقمية المعتمدة
القرارات الوزارية الخاصة بالامتحانات العامة

أوراق تحفظ لمدة 4 سنوات
الشهادات الأصلية المحررة للطلاب الناجحين
الإحصاء المركزي

أوراق تحفظ لمدة سنتين
الأصول المعتمدة لتشكيل اللجان
إعلانات التقدم للامتحانات العامة
نماذج أسئلة الامتحانات العامة ونماذج الإجابة
الاستمارات الملونة للناجحين
صور كشوف المتخلفين عن أعمال الامتحانات العامة بدون عذر مقبول والمحالين للتحقيق

» الشئون المالية والادارية واجبات مدير المدرسة والسكرتير الاقسام المتحصلات انواع الدفاتر واخطاء شائعة
» الموسوعة المالية والإدارية للمدرسين