الموسوعة المالية والإدارية للمدرسين

مقدمة

تعبر الأعمال المالية والإدارية بالمدرسة ركنا أسياسيا من أركانالعملية التعليمية ويتوقف نجاح العملية التعليمية علي مدي نجاح العمل الماليوالإداري بالمدرسة لذا يجب علي القائمين علي الأعمال الإدارية والمالية أن يتعرفواعلي أصولها وقواعدها حيث أن الجهل بالقانون لا يعفي منه 0
وكل من قام بالعملالمالي والإداري سواء كان إداريا أو مديرا يجب أن ينمي معلوماته ماليا وإداريابالإطلاع علي النشرات والكتب الدورية التي ترد إلي المدرسة ودراستها كما أدعوالسادة مديري المدارس لإنشاء قسم خاص بمكتبة المدرسة يتم تزويده بصورة من كلالنشرات المالية والإدارية التي ترد إلي المدرسة مع حفظها بملف خاص لكل عام دراسيعلي حده ويحفظ بمكتبة المدرسة للرجوع إليها عند الحاجة إليها وكذلك تزويد هذا القسمبمجموعة من اللوائح والقوانين والتي يمكن شراؤها من المكتبة الأميرية مثل لائحةالمخازن ولائحة بدل السفر وقانون المزادات والمناقصات 0000000 الخ أي انه يمكنإنشاء فرع بالمكتبة يكون مرجعا لكل الأعمال الإدارية والمالية التي تخص المدرسة عليتبقي بعهدة أمين المكتبة مثل باقي الكتب0
أن مدير المدرسة الناجح ليس هو الذييكشف الأخطاء المالية والإدارية بعد وقوعها وإنما هو الذي يمنع وقوع هذه الأخطاءبمعرفته بأصول العمل المالي والإداري وقواعده ومن ثم يضع النظام الداخلي الذي يكفلحسن سير العمل ويمنع وقوع هذه المخالفات 0
وأسال الله تعالي أ، يوفق الجميع لمافيه الخير 0

واجبات مدير المدرسة المالية والإدارية
النظام بالمدرسة لذايجب أن يلم مدير المدرسة بأصول وأسس العمل المالي والإداري قدر الامكان ري هو أساسعلي القائمين بهذا العمل علي أساس صحيح وفي إطار من العلاقات الإنسانية الجيدحتييمكنه الإشراف مدير المدرسة هو المسئول عن إدارة المدرسة لتحقيق أفضل النتائج وحيثإن العمل المالي والإدارة التي تدفع العاملين إلي حسن تأدية أعمالهم بالشكل المطلوب 0
المدرسة ومن أهم واجبات مدير المالية والإدارية
1- توزيع العمل عليالإداريين بالاشتراك مع التوجيه المالي والإداري حسب قدارتهم وخبراتهم بما يكفل حسنإنجاز العمل وأن يتم هذا التوزيع بموجب محضر توزيع رسمي بوقع عليه الجميع ويعتمد منمدير المدرسة ويحتفظ به طرفه 0
2- الإشراف علي عملية تحصيل الرسوم المدرسيةوتوريدها أولا بأول إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد والتأكد من عدم احتفاظالسكرتير بها في الخزنة أو طرفه والإطلاع علي إيصالات التوريد للبنك والتوقيععليها0
3- التأكد من أن السكرتير يقوم بجمع الرسوم طبقا للنشرة الواردة منالمديرية
4- الإشراف علي الصرف من الأنشطة في حدود اللوائح والقوانين المنظمةلعلمية الصرف
5- جرد الخزينة جردا مفاجئا من وقت لآخر وعمل محضر جرد والاحتفاظبها في سجل خاص طرفه
6- الإبلاغ عن حوادث السرقة أو الاختلاس فور وقوعها
7- الإشراف علي أعمال التوريدات من حيث توزيع الكتب علي الطلبة والتأكد من وصولهاللمدرسة قبل بدء العام الدراسي بوقت كاف
8- اعتماد مستندات الشراء الخاصةبالمدرسة والتأكد من سلامتها
الأعمال الإدارية والمالية بالمدرسة
تنقسمأعمال الملية والإدارية بالمدرسة إلي خمسة أقسام هي
1- الأعمال المالية
2- الأعمال المخزنية
3- أعمال شئون الطلبة
4- أعمال شئون العاملين
5- الأعمال الإدارية
أولا: الأعمال المالية
ويقوم بها سكرتير المدرسة ومن أهمهذه الأعمال:
1- السلف المستديمة والمؤقتة
2- تحصيل الرسوم المدرسية منالطلبة وتوريدها أولا بأول للبنك أو البريد وإطلاع مدير المدرسة علي إيصالاتالإيداع
3- توريد الأنصبة المقررة إلي حساباتها بالبنوك المختلفة بالنسب التيتقررها نشرة الرسوم المدرسية
4- الإيداع والسحب بحساب المدرسة
5- العملبالدفاتر المالية ذات القيمة 123 ت0ع 33ع0ح 37 ع0ح
6- امساك دفتري 20، 22 الخاصبحسابات المدرسة
7- حفظ مستندات الصرف الخاص بالأنشطة وتنظميها
8- صرفمرتبات وأجور العاملين بالمدرسة
9- خاتم شعارا لجمهورية
10- تولي مسئوليةخزينة المدرسة وحفظ النقدية والدفاتر المالية ذات القيمة بها
11- مسك حساب رأسالمال بالمدارس الصناعية والزراعية
أنواع المتحصلات بالمدارس
تنقسم المتحصلاتبالدارس إلي نوعين
1- المتحصلات الأميرية :- وهي المبالغ التي تورد لخزينةالدولة وهي علي سبيل المثال : الدمغات - ثمن بيع الشهادات الدراسية – رسوم التقدمللامتحانات العامة – ثمن بيع العهد المستهلكة – الضرائب علي فواتير المشتريات – ثمنبيع الثمار – ومنتجات المدارس 00000الخ0 وتورد هذه المتحصلات علي القسائم 33ع0ح إليخزينة الدولة
2- المتحصلات غير الأميرية :- وهي المتحصلات الخاصة بالمدرسةوتورد إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد وهي علي سبيل المثال : رسوم مجلي الآباء – الحوادث – المعامل – الأنشطة – تأمين العدد لطلبة المنازل بالتعليم الفني – أموالمشروع رأس المال الدائم بالتعليم الفني 000000 الخ وتورد هذه المتحصلات علي القسائم 123 ت0ع إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد
الدفتر والسجلات المالية
أولا :- الدفتر 123 ت0ع والدفتر 33 ع0ح
من أهم الدفاتر وأكثرها استخداما بالمدارس الدفتر 123 ت0ع والدفتر 33 ع0ح ونظرا لأهمية هذين الدفترين سنتحدث غليهما بشي من التفصيل :-
أ‌- يستخدم دفتر 123 ت0ع لتحصيل الأموال الغير أميرية وهو يتكون من فسائمبأرقام مسلسلة وكل منها أصل وصورة الأصل وهي القسيمة البيضاء تبقي ثابتة بالدفتروالصورة الحمراء تعطي للدافع
ب‌- يستخدم دفتر 33ح0ع لتحصيل الأموال الأميريةوهو يتكون من أقسائم بأرقام مسلسلة وكل منها أصل وصورتين الأصل وهي القسيمة البيضاءوتبقي بالدفتر والصورة الحمراء تعطي للدافع بينما الصورة الزرقاء ترسل مع علم الخيروالمستندات إلي الحسابات بالإدارة للتسوية
ت‌- يجب ختم جميع القسائم بخاتم شعارالجمهورية الذي يحمل اسم المصلحة
ث‌- يجب عند استلام الدفتر فرز جميع قسائمهوالتأكد من أن الدفتر سليم وخالي من الشوائب ويكتب علي ظهر أول قسيمة إقراربذلك
ج‌- لا يجوز الكشط أو المحو في القسائم نهائيا وفي حالة الخطأ يشطب بخطخفيف باللون الأحمر ويتم تصحيح الخطأ باللون الأحمر ثم يوقع بجانبه السكرتير ومديرالمدرسة
ح‌- مدة استعمال الدفتر شهرين من تاريخ أول قسيمة به ويجوز مد هذه المدةشهرين آخرين إذا دعت الضرورة بموجب مذكرة معتمدة من مدير المدرسة ولا يجوز استعمالالدفتر بعد ذلك نهائيا وتلغي باقي قسائمه
خ‌- يستخدم الكربون ذو الوجهين فيالدفاتر المالية
د‌- لا يجوز استخدام دفترين من نوع واحد في وقت واحد بالمدرسة
ذ‌- يكتب علي ظهر آخر قسيمة مستعملة بيانا يوضح المبلغ الإجمالي بالأرقاموالحروف وانه محصل من القسيمة رقم 000 بتاريخ 0000 إلي القسيمة رقم 000 بتاريخ 0000وتم توريده إلي بنك 00000 بالإيصال رقم 0000 بتاريخ 00000 ويوقع عليها السكرتيرومدير المدرسة
ر‌- إجراء المراجعة الحسابية للجمع والترحيل قبل التوريد حتي لايتم التوريد بأقل أو أزيد من القيمة الصحيحة طبقا لتعليمات اللائحةالمالية
الأخطاء الشائعة في استخدام الدفاتر المالية 123ت0ع 33ع0ح
1- عدم فرزجميع فسائم الدفتر عند استلامها والتأكد من سلامتها وخلوها من الشوائب
2- استخدام الدفتر أكثر من أربعة أشهر
3- عدم توريد المتحصلات في نفس تاريخ استخراجالقسائم
4- استخدام أكثر من دفتر ( من نوع واحد ) في وقت واحد
5- عدماستخدام الكربون ذو الوجهين
6- عدم تلحيق القسائم أو الخطأ في الجمع عند تلحيقالقسائم
7- الكشط أو المحو أو تغير بيانات بالقسائم بعد استخراجها
8- نزعأصول القسائم من الدفتر
ثانيا :- الدفتر 37 ع0ح
توريدها بموجب القسائم 33ع0ح بالحافظة وكعبها ويبين بها أنه قد توريد المبلغ بعلم الخبر رقم 0000 ويسمي دفترحوافظ التوريد وهو يستخدم مع الدفتر 33ع0ح حيث يتم تفريغ المبالغ التي تم 000بتاريخ وأرسل إلي الإدارة بتاريخ00000
ثالثا :- دفاتر 20 ، 22
يستخدم الدفتر 20 لقيد الأنشطة المدرسية حيث يتم تخصيص دفتر أو عدة صفحات متتالية من الدفتر لكلحساب أو نشاط حسب حجم العمل به ويقيد في الجانب الأيمن منه المتحصلات وفي الجانبالأيسر المصروفات والتي يجب حفظ مستنداتها بملف خاص وبأرقام مسلسلة للرجوع إليهاعند المراجعة أو التفتيش ويجب إثبات جميع عمليات الصرف به فور اتمامها0
بينمايستخدم الدفتر 22 لقيد حركة الإيداع والسحب في البنك أو البريد حيث تقيد المبالغالمودعة في الجانب الأيمن والمبالغ المسحوبة في الجانب الأيسر من الدفتر والفرق بينمجموعي الجانبين يكون رصيد المدرسة بالبنك ويجب مراجعة عمليات هذا الدفتر إيداعاوسحبا علي كشف حساب البنك دائما0
ويجب إثبات جميع عمليات الإيداع والسحب به فوراومن الخطأ الانتظار لحين ورود كشف الحساب من البنك لإثبات تلك العمليات إنما يتمقيدها فور إتمامها

رابعا:- دفتر 63 ع0ح ( السلفة المستديمة )
1- هذاالدفتر خاص بقيد السلف سواء كانت مستديمة أو مؤقتة
2- السلفة المستديمة هي التيتصرف للمدرسة للصرف منها علي مدار السنة المالية وهي يستعاض كلما قاربت عليالنفاذ
3- يجب قيد المبالغ الواردة للسلفة كل استعاضة علي حدة في المكان المخصصلقيد المبالغ الواردة كما تقيد مستندات الصرف في الجانب المخصص لها علي أن تأخذ هذهالمستندات أرقاما مسلسلة تبدأ برقم واحد في أول كل سنة مالية وحتى نهاية السنةالمالية
4- تعتبر مستندات كل استعاضة وحدة مستقلة تنفصل عن مسنتدات الاستعاضةالاخري بخط بالمداد الأحمر
5- يراعي عدم قيد مستندات الصرف بالدفتر إلا بعدالتأكد من أن هذه المسنتدات صالحة للصرف ومستوفاة
6- في جميع السلف يجب قيدالشيكات الواردة بها في دفتر الوارد الخاص بالمدرسة بأرقامها وتواريخها وكذلك بدفتر 63 ع0ح لكي يمكن الرجوع إليها عند الحاجة لذلك
7- السلفة المؤقتة هي التي يرخصبها لغرض معين ويحدداها قرار الترخيص مدة معينة يجب أن تسوى خلالها ولا يجوز بأيحال من الأحوال أن يتجاوزا لأجل الذي يتم فيه السداد أو تقديم المستندات عن شهرينمن تاريخ صرفها وحتما لابد من تقديم مستندات تسوية السلفة والمتبقي منها قبل نهايةالعام المالي ويتبع في قيد السلفة المؤقتة نفس إجراءات السلفة المستديمة ويجوزتخصيص دفتر 63 ع0ح للسلف المؤقتة إن أمكن أو يمكن تخصيص صفحة لكل نوع من السلفالمؤقتة في دفتر 63 ع0ح الخاص بالسلفة المستديمة
8- ترد المبالغ المتبقية بدونصرف من السلفة المستديمة في نهاية كل سنة مالية علي أن تجدد السلفة في أول السنةالمالية التالية
الخزينة
يجب جرد الخزينة جرد مفاجئا بمعرفة مدير المدرسة أومن ينيبه مرتين علي الأقل شهريا ويكون الجرد بحضور صاحب العهدة نفسه ( سكرتيرالمدرسة ) ويتم اعتماد المحضر من مدير المدرسة بعد التوقيع عليه من السكرتير وممنقام بالجرد علي أن يتم الجرد في مواعيد مختلفة وليست ثابتة ويحتفظ مدير المدرسةبمحاضر الجرد بملف خاص طرفه ويمكن أن تكون صورة محضر الجرد كما يلي
مليم جنيه
0000 نقدية لحساب السلفة المستديمة
0000 0000 نقدية لحساب الأنشطةالمختلفة
-----0 0000 نقدية لحساب متحصلات أميرية غير مورده
-----0 0000 نقدية لحساب الأوراق المدموغة
0000 0000 فقط وقده 000000000 جنيه لا غير
ويوجد نتيجة الجرد ( مطابقة / يوجد عجز قدره 000/ يوجد زيادة قدرها000) هذا وقدتم تسليم جميع محتويات الخزينة لسكرتير المدرسة بعد الجرد وأصح مسئولا عنها
سكرتير المدرسة
مدير المدرسة
الدمغات والضرائب
1- الفواتير المشتراةمن الأنشطة والأموال التي ليست من الموازنة العامة للدولة 30 قرشا دمغة توقيع + 10قروش تنمية موارد بالإضافة إلي ضريبة الأرباح التجارية والصناعية + 1% عليالمشتريات و 3% علي الخدمات 0
2- الفواتير المشتراة من أموال الموازنة العامةللدولة مثل ( السلف والارتباطات ) تعامل نفس معاملة الفواتير السابقة من حيث دمغةالتوقيع والضرائب بالإضافة إلي الدمغة النسبية كما يلي

الفئةعادية إضافية المجموع ملاحظات

أقل من 50 جنيه معافاة معافاة -------
أكثر من 50 جنيه إلي 250 جنيه 012 , 036 و 048و
أكثر من 250 جنيه إلي 500حنية 013و 039و 052و
أكثر من500 جنيه إلي 1000 جنيه 014و 042و 056و
أكثر من 1000 جنيه إلي 5000حنية 015و 045و 060و
أكثر من 5000 جنيه إلي 10000حنية 016و 048و 064و
أكثر من 10000 جنيه 006و 018و 024و علي المبالغ التي تزيد عنها
وفي جميعالأحوال إذا كانت الدمغة الواجبة الأداء أقل من 5 قروش أو مضاعفاتها يجبر هذا لأكثرلأقرب 5 قروش لصالح الحكومة 0
3- دمغة المشالات :- تسحق دمغة نسبية 18% بحد أقصي 60 قرشا علي المشالات كالأتي
المشال دمغة نسبية المخالصة المجموع
0و1جنيه 20و 40و 60و
5و1 جنيه 30و 40و 70و
0و2 جنيه 40و 40و 80و
5و2 جنيه 45و 40و 85و
0و3 جنيه 55و 40و 95و
5و 3 جنيه فأكثر 06و 40و و1
وصدر القانون رقم 2لسنة 98 وبإلغاء المادة 42 من قانون رقم 11 لسنة 1980 أصبحت جميع الطلبات والشكاوىمعافاة من الدمغة اعتبار من 9 / 1 / 98 إلا أنه يجب لصق الطوابع الأخرى المقررةبقوانين النقابات أو صندوق الدعم مثل :-
1- طلبات أعضاء نقابة المهن التعليميةطابع نقابة فئة 50 قرش وطلب الإعارة طابع فئة 2جنيه
2- طلبات أعضاء نقابةالزراعيين طابع فئة 50 قرشا وطلبات الإجازة لمدة عام بالداخل 10 جنيهات عن كل عاموطلبات الإجازة بالخارج 50 جنيها عن كل عام
3- طلبات التحويل من المدرسة لأخرىطابع تعليم فئة واحد جنيه وطلبات التحويل بين المدارس الخاصة 20 جنيه تسدد لحسابالرسم الإضافي
4- طلبات الالتحاق بالمدارس :-
أ – طلبات الالتحاق برياضالأطفال والابتدائي والإعدادي ( رسمي –خاص ) جنيه طابع تعليم + جنيه طابع نقابة مهنتعليمية
ب- طلبات الالتحاق بمدارس التعليم الثانوي وما في مستواه 2 جنيه نقابة
5- 90 قرشا دمغة + 10 قروش تنمية موارد لكل من
إقرار طلبة المنازل , تعهدالعدد، أوامر التوريد ، التوكيل ، الشهادة المصدق علي التوقعات فيها
5- براعيتخصيص صفحة بدفتر 20 دمغة يقيد بها جميع أنواع الدمغات بالمدرسة مثل دمغات الرسوم،دمغات ىاعادة القيد، دمغات المجموعات، دمغات رسم الامتحان، دمغات خامات الامتحان،تأمين العدد، 0000000 وجميع الدمغات التي يتم تحصيلها بالمدرسة إيرادا ومنصرفا
ملحوظة 00 الدمغات النوعية والنسبية يمكن لصقها ويمكن توريدها أما الضرائبفتورد علي قسيمة 33ع0ح
ثانيا:- الأعمال المخزنية
ويقوم بها أمين التوريداتومن أهم هذه الأعمال:-
1- صرف الكتب المدرسية للطلبة بموجب كشو ف توزيع وإرسالهذه الكشوف للإدارة لاعتماده صرف الأصناف التي تحتاجها المدرسة من المخازن
2- وحفظها بالمدرسة
3- القيد بدفاتر 112 ع0ح ودفاتر 118ع0ح
4- توزيع العهدالفرعي علي العاملين بالمدرسة
5- إعداد حركة الدفاتر المالية شهري
6- التوقيع علي استمارات الجرد بما يفيد صحة الأرصدة المقيدة بدفتر العهدة
7- مسكحساب طوابع البريد الحكومية
8- قيد الشهادات الدراسية واستمارات النجاح وصرفهالأصحابها وتوريد قيمتها
9- الاشتراك في لجان الاستهلاك
الدفاتر والسجلاتالتي يستخدمها أمين التوريدات
1- أذون الصرف 111ع0ح لطلب صرف الأصناف من المخازن
2- دفتر 112 ع0ح لإضافة الأصناف
3- دفتر 118 ع0ح لقيد العهد المستهلكةوالمستديمة وقد يكون بالمدرسة أكثر من دفتر حسب حاجة العمل
4- الاستمارة 193ع0ح تستخدم لتوزيع العهد الفرعية علي العاملين بالمدرسة
5- الاستمارة 234 ع0حللصرف الداخلي من مخازن المدرسة
6- الاستمارة 121 ع0ح الخاصة بالجرد
7- الاستمارة 122ع0ح وهي كشف بالزيادة والعجز الناتج عن الجرد
8- الاستمارة 187ع0حإذن ارتجاع الأصناف
ملاحظات حول القيد بدفاتر 118 ع0ح
1- تتم عمليات القيدعلي السطور وليس بينها مع عدم ترك سطور خالية
2- إعداد فهرس منظم يوضح به اسمالصنف ورقم صفحته بالدفتر لسهولة البحث
3- قيد الأصناف بالتريب الهجائي
4- السطر الواحد يكون عليه علمية واحدة إما إضافة وإما خصم وإمامها الرصيد ولا يجوزقيد عملتين إضافة وخصم علي سطر واحد
5- لا يجوز الشطب أو المحو أو استخدم المزيلوفي حالة حدوث خطأ يتم تصحيحه بشطب خفيف بالون الأحمر مع إجراء التصحيح باللونالأحمر والتوقيع بجانبه من أمين التوريدات ومدير المدرسة

تجديد دفاترالعهدة 118 ع0ح

قدا تحتاج المدرسة لتجديد دفاتر العهدة بسبب انتهاء صفحات الدفترأو لارتباك حالة القيد بالدفتر
1- يجب علي المدرسة قبل البدء ي ذلك الرجوع إليالتوجيه المالي والإداري بالإدارة لأخذ موافقة بذلك
2- يشكل مدير المدرسة لجنةلهذا الغرض برئاسة بأحد العاملين بالمدرسة ويكون من بين أعضائها أمين التوريداتالذي بعهدته الدفتر وصاحب العهدة
3- يسجل في أول صفحة بالدفتر محضر يوضح بهأسباب تجديد الدفتر والجهة التي رخصت بالتجديد ويوقع عليه أعضاء اللجنة ومديرالمدرسة
4- ترتيب الأصناف هجائيا قبل النقل
5- يقوم احد أعضاء اللجنة بالخصمفي الدفتر القديم ليصبح رصيده صفرا ويقوم الآخر بالقيد بالدفتر الجديد علي أن يتمذلك معا في وقت واحد ويوقع كل منهما بالدفتر الذي معه
6- يكتب في الدفتر القديمعند عملية الخصم نقل إلي ص من الدفتر الجديد ويكتب في الدفتر الجديد عند عمليةالإضافة ( منقول من ص من الدفتر القديم )
7- يتبادل العضوان الدفتران لإجراءالمراجعة مع التوقيع أيضا
8- يراجع ر يئس اللجنة بطريق الجشني بعض عمليات النقلويوقع عليها
9- الاحتفاظ بالدفتر القديم بالمدرسة وذلك بعد تقفيلفراغتها

بيان مددحفظ الدفاتر بالمدرسة

الدفاتر الموضحة بهذا الجدول تظل بالمدرسة بعد الانتهاءمنها للمدد الموضحة بكل :-

م اسم الدفتر أو السجل مدة الحفظ

1 سجلات الماهياتالشهرية للعاملين استمارة 129 ساير 10سنوات
2 دفتر قيد العاملين 130 ع0ح 10سنوات
3 دفتر قيد البريد الوارد رقم1 مراسلات 15سنة
4 دفتر قيد البريدالوارد رقم 2 مراسلات 15سنة
5 دفتر تسليم البريد رقم 3 مراسلات 5سنوات
6 دفترحصر السلفة المستديمة 63 ع0ح 5سنوات
7 دفتر حوافظ النقود 37 ع0ح 10سنوات
8 دفتر غياب وحضور التلاميذ استمارة 5ع0ح سنة واحد
9 دفتر قيد طلبات الالتحاقبالمدرسة سنة واحد
10 دفتر قيد الاجازات العارضة استمارة 68 ع0ح سنة واحد
11 دفتر قيد العمال المكلفين بالحراسة ليلا رقم 70 3 سنوات
12 تسليم الشهاداتالدراسية للتلاميذ استمارة 39 5 سنوات
13 دفتر حساب المنصرف استمارة 22 5سنوات
14 دفتر حساب المنصرف استمارة 20 5 سنوات
15 دفاتر 118 ع0ح مستديم
16 دفتر قيد التلاميذ المدرسة استمارة 31 10سنوات
17 ملفات أوراق التلاميذالمفصولين سنة واحد
18 الإحصاء الشهري استمارة 51 سنة واحد
19 جداول الدروسسنة واحد
20 يومية المكتبة استمارة 77 مستديم
21 فهرس كتب المكتبة استمارة 76مستديم
22 قيد الكتب المعارة استمارة 79 مستديم
23 القرارات والمنشوراتوالتعليمات مستديم
24 الشهادات الدراسية 4 سنوات
25 دفتر أذون الإضافة 112ع0ح 5 سنوات
25 كشوف حضور وانصراف الموظفين 5 سنوات
26

ثالثا :- أعمال شئون الطلبة

ويقوم بها المعاون وقد يكون بالمدرسة أكثر من معاون حسب عددالطلبة بالمدرسة
من أهم أعمال المعاون
1- إعداد سجل قيد الطلبة علي أن يكونمستوفيا لجميع البيانات ويراعي أن يتم إعداده بمنتهي الدقة
2- تلقي طلباتالمستجداة والتأكد من سلامتها خاصة لشرط السن أو المجموع
3- تلقي طلباتالمحولين من والي المدرسة وقيدها بسجل خاص
4- تنظيما وحفظ ملفات الطلبة
5- حصر وقيد الغياب اليومي للطلبة وأخطار أولياء الأمور
6- عمل الإحصاءات اليوميةوالشهرية
7- إعداد قرارات الفصل وقرارات إعادة القيد حسب الشروط واللوائح التيتنظم ذلك
8- امساك سجل إحالة الطلبة للوحدة الصحية
9- مراجعة بياناتالبطاقات الشخصية وقيدها بالسجلات
10- التوقيع علي استمارات تأهيل التجنيدوإنشاء سجل خاص للتجنيد
11- الأعمال الإدارية الخاصة بالامتحانات
12- كتابةقوائم الامتحانات والاشتراك في تحرير استمارات التقدم للامتحانات العامة
13- براعي عند تحرير الطالب من المدرسة إن يدون باستمارة التحويل موقف الطالب من سدادالرسوم المدرسية واستلام الكتب المدرسية وأن يسلم له القسيمة 123 ت0ع الدالة عليسداده الرسوم كما يراعي عند قبول أوراق الطلاب المحولين إلي المدرسة المطالبةبالقسيمة 123 ن0ع الدالة علي السداد بالمدرسة التي تم التحويل منها ولا يكتفي بكلمةسدد الرسوم فقط دون تقديم القسيمة الدالة علي السداد
سجل قيد الطلبة
1- سجلقيد الطلبة هو المرجع لكل ما يتصل بطلبة المدرسة لذ1 يجب أن يعد بمنتهي الدقةوبعناية شديدة
2- يتم ترتيب السجل بالشكل الآتي علي أن توضع العناوين التاليةبالمداد الأحمر
طلبة ناجحون دور أول
طلبة ناجون دور ثان
طلبة راسبون ولهمحق الإعادة
وذلك من واقع نتائج الامتحانات
المستجدون من واقع كشوف 14
المحولون إلي المدرسة من واقع استمارة التحويل ومراجعتها علي ملف الطالب
المعاد قيدهم من واقع قرار إعادة القيد وقسيمة سداد الرسوم المقررة لإعادةالقيد
3- تنشى المدرسة ثلاث نسخ من السجل لكل من السكرتير والمعاون وأمينالتوريدات ويمتنع علي المدرسة إنشاء نسخة لقسم شئون الطلبة بالإدارة طبقا لنصالقرار 1247 لسنة 77
4- لا يتم حذف المحولين من المدرسة أو المفصولين منة السجلوإنما يدون أمام الاسم بالمداد الأحمر حول إلي لمدرسة 000000 بتاريخ 0000 أو فصلبتاريخ 00000
5- يجب قيد أرقام قسائم 123 ت0ع الخاصة بالمصروفات المدرسية بسجلقيد الطلبة عهدة السكرتير أولا بأول مع التأشير أمام الطالب اليتيم بكلمة ( يتيم ) بالمداد الأحمر

رابعا:- أعمال شئون العاملين

ويقوم بها موظف مختص أوأكثر حسب حجم المدرسة ومن أهم هذه الأعمال
1- امساك سجل قيد العاملين ويجباستيفاء جميع بيانات العاملين به
2- تنظيم الملفات الفرعية للعاملين والاحتفاظبها قي مكان أمين
3- سجل مرتبات العاملين
4- مراجعة كشوف المرتبات والحوافزقبل إرسالها للإدارة
5- الإشراف علي دفاتر حضور وانصراف العاملين بالمدرسة
6- امساك سجل 68 ع ح وقيد الاجازات بجميع أنواعها
خامسا:- الأعمالالإدارية
ويقوم بها موظف أو أكثر حسب عدد الإداريين الموجدين بالمدرسة وحسب مايراه مدير المدرسة من توزيع العمل ومن هذه الأعمال
1- امساك دفاتر قيد المياةوالإنارة وقراءة العدادات وتسجل القراءة والإخطار عن استهلاك المياة والإنارة
2- توزيع العمل علي العمال والإشراف عليهم
3- امساك سجل التوبتجية الليليةللعمال

عدد المساهمات : 12 تاريخ التسجيل : 08/10/2015

تسلم

» الشئون المالية والادارية
» الشئون المالية والادارية واجبات مدير المدرسة والسكرتير الاقسام المتحصلات انواع الدفاتر واخطاء شائعة